ระบบบัญชีเจ้าหนี้

บัญชีเจ้าหนี้

การวางระบบบัญชีเจ้าหนี้

 ธุรกิจที่ซื้อขายเป็นเงินเชื่อย่อมเกิดเจ้าหนี้จากการซื้อสินค้า เรียกว่า เจ้าหนี้การค้า ซึ่งธุรกิจต้องวางระบบบัญชีเกี่ยวกับเจ้าหนี้ให้รัดกุมเพื่อวัตถุประสงค์ ดังนี้

-  เพื่อให้การบันทึกเจ้าหนี้ถูกต้องครบถ้วนทุกรายการ
-  เพื่อให้การชำระหนี้ถูกต้องและตรงตามกำหนดเวลา

ระบบบัญชีเจ้าหนี้ มีวิธีปฏิบัติได้ 2 วิธี คือ

วิธีแยกประเภทเจ้าหนี้ (Account Payable Procedure)

         วิธีบัญชีแยกประเภทเจ้าหนี้ วิธีนี้รายการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ จะบันทึกไว้ในสมุดรายวันซื้อสินค้าและบัญชีย่อยเจ้าหนี้ เมื่อสิ้นเดือนก็จะผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภทคุมยอดเจ้าหนี้ซึ่งมีขั้นตอนต่อจากระบบบัญชีซื้อเชื่อ ดังนี้

- เมื่อถึงกำหนดชำระหนี้  แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะตรวจสอบความถูกต้องของเกสารประกอบการจ่ายเงิน ได้แก่ ใบสั่งซื้อ ใบรับของ ใบกำกับสินค้าจากผู้ขาย และใบส่งคืนสินค้าและจำนวนที่ได้ลด เมื่อตรวจสอบและคำนวณยอดหนี้ถูกต้องแล้วจะประทับตรา  “ถูกต้อง” ส่งให้แผนกการเงิน

-   แผนกการเงินจะดำเนินการจ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้  โดยปกติจะจ่ายเป็นเช็ค เมื่อได้จ่ายเงินให้แก่เจ้าหนี้แล้วจะประทับตรา “จ่ายแล้ว” ลงบนเอกสารประกอบการจ่ายเงินและจะรบใบเสร็จรับเงินจากเจ้าหนี้

-   แผนกการเงินจะส่งหลักฐานการจ่ายเงินให้แก่แผนกบัญชี  ลงบัญชีในสมุดเงินสดและผ่านไปบัญชีแยกประเภททั่วไปตอนสิ้นเดือน และแผนกบัญชีเจ้าหนี้บันทึกในบัญชีเจ้าหนี้รายตัว

วิธีระบบใบสำคัญจ่าย (Voucher System)

 วิธีระบบใบสำคัญจ่าย วิธีเหมาะสมกับธุรกิจที่มีขนาดใหญ่ เช่นกิจการอุตสาหกรรม ซึ่งมีรายการเกี่ยวกับใบซื้อเป็นจำนวนมาก ในระบบใบสำคัญจ่าย เมื่อมีรายการซื้อทุกรายการจะบันทึกไว้ในทะเบียนใบสำคัญจ่าย (Voucher Register) เมื่อถึงกำหนดชำระเงินจะบันทึกการชำระเงินในทะเบียนเช็ค (Check Register) วิธีปฏิบัติมีดังนี้

-  หน่วยบัญชีเจ้าหนี้จัดทำใบสำคัญจ่าย   เมื่อได้รับใบสั่งซื้อ ใบรับของ และใบกำกับสินค้าจากผู้ขายโดยตรวจสอบความถูกต้องของเอกสาร รวมทั้งหารคำนวณ จำนวนเงิน โดยจัดทำ 2 ฉบับ

-   บันทึกรายการในทะเบียนใบสำคัญจ่าย โดยเดบิตซื้อ  ภาษีซื้อ เครดิตใบสำคัญจ่าย

-   จัดเก็บใบสำคัญจ่ายเข้าแฟ้ม เรียงตามลำดับวันที่ถึงกำหนดชำระ

-   เมื่อถึงกำหนดการจ่ายเงินตามใบสำคัญ  แผนกบัญชีเจ้าหนี้จะจัดส่งใบสำคัญจ่ายไปให้แผนกการเงิน เพื่อเขียนเช็คเสนอผู้มีอำนาจสั่งจ่ายเงิน และส่งมอบเช็คให้เจ้าหนี้กรณีที่ธุรกิจได้ส่วนลด จำนวนที่เขียนในเช็คจะต้องเป็นจำนวนเงินสุทธิหลังจากหักส่วนลดแล้ว

-  เมื่อมอบเช็คให้เจ้าหนี้แล้ว  เจ้าหน้าที่แผนกการเงินจะบันทึกรายละเอียดเกี่ยวกับเช็คที่จ่าย และเลขที่ใบเสร็จรับเงินของเจ้าหนี้ลงในใบสำคัญจ่าย พร้อมทั้งส่งใบสำคัญจ่าย พร้อมเอกสารประกอบทั้งหมดคืนแผนกบัญชีเจ้าหนี้ เพื่อบันทึกในทะเบียนเช็ค

-  ทะเบียนเช็คที่เป็นสมุดรายการขั้นต้น  ใช้แทนสมุดเงินสดจ่าย เมื่อสิ้นเดือนให้รวมจำนวนเงินในช่องต่าง ๆ ของทะเบียนเช็ค และผ่านรายการไปบัญชีแยกประเภทที่เกี่ยวข้อง คือ เดบิตใบสำคัญจ่าย  เครดิตส่วนลดรับ และเงินฝากธนาคาร

-  จัดเก็บใบสำคัญจ่ายที่จ่ายเงินแล้ว โดยต้นฉบับใช้ปะหน้าเอกสารประกอบการจ่ายเงินทั้งหมด รวมทั้งใบเสร็จรับเงินจากผู้ขาย เก็บเข้าแฟ้มเรียงตามลำดับชื่อเจ้าหนี้ ส่วนสำเนานำเก็บเข้าแฟ้มเรียงลำดับเลขที่ใบสำคัญ เพื่อไว้ตรวจสอบ

การควบคุมภายในเกี่ยวกับบัญชีเจ้าหนี้

การควบคุมภายใน ตามวิธีการควบคุมเจ้าหนี้ทั้ง 2 วิธี ที่กล่าวข้างต้น ทำให้เกิดการควบภายใน ดังนี้

-  มีการบันทึกการจ่ายเงินเจ้าหนี้ 2 ครั้ง คือ บัญชีย่อยเจ้าหนี้ และบัญชีคุมยอดเจ้าหนี้

- มีการตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับสินค้า การหักส่วนลดกับใบรับของใบสั่งซื้อ ก่อนการชำระเงิน

- การชำระเงินกระทำโดยแผนกการเงิน ซึ่งมิได้มีหน้าที่ในการสั่งซื้อสินค้า การเก็บรักษา หรือการบันทึกบัญชี

 

Comments

comments