การวางระบบบัญชี

Accounting System

การวางระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อ

การส่งคืนสินค้า และเจ้าหนี้ ระบบบัญชี (Accounting  System)

            หมายถึง การจัดระเบียบแบบแผนเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงิน ตั้งแต่การออกแบบฟอร์มเอกสาร สมุดบัญชี การบันทึก การแยกประเภทข้อมูล และการจัดทำรายงานต่าง ๆ ให้ถูกต้องรวดเร็ว เพื่อเสนอข้อมูลแก่ผู้เกี่ยวข้องของกิจการ

   การวางระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อให้มีประสิทธิภาพ ควรวางระเบียบเกี่ยวกับการจัดซื้อของธุรกิจให้รัดกุม ดังนี้

- การซื้อทุกครั้งจะต้องได้รับการอนุมัติจากผู้มีอำนาจเสียก่อน
- เมื่อได้รับสินค้าเข้ามาจะต้องตรวจนับ ตรวจสอบคุณภาพของสินค้า เปรียบเทียบกับใบสั่งซื้อว่าถูกต้องหรือไม่
- สินค้าที่รับเข้ามาต้องจัดเก็บ และดูแลรักษาให้เหมาะสม ปลอดภัยไม่ให้เกิดความเสียหาย
- การชำระเงินค่าสินค้าต้องตรวจสอบว่า มีการรับสินค้าเข้ามาในธุรกิจเรียบร้อยแล้ว และต้องมีหลักฐานการชำระเงินที่ถูกต้องเรียบร้อย

วัตถุประสงค์ของการวางระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อ

- เพื่อให้การสั่งซื้อสินค้าได้รับอนุมัติโดยถูกต้อง และเป็นไปตามระเบียบที่ธุรกิจวางไว้
- เพื่อให้มั่นใจว่าการจัดซื้อเป็นไปอย่างถูกต้องและเหมาะสม
- เพื่อให้สินค้าที่รับเข้ามาได้มีการตรวจสอบความถูกต้อง  ทั้งในด้านปริมาณและคุณภาพ
- เพื่อให้การซื้อได้มีการจัดทำเอกสารอย่างถูกต้อง และมีการตรวจสอบเอกสารด้วย
วางระบบบัญชีสำหรับการจัดซื้อ  การจัดซื้อสินค้าอาจทำได้ทั้งทางการซื้อสดและการซื้อเชื่อ ซึ่งการซื้อสดจะเกิดขึ้นในกรณีที่มีการซื้อจำนวนไม่มาก หรือกรณีผู้ซื้อและผู้ขายไม่รู้จักกัน หรืออาจเป็นกรณีที่ผู้ซื้อได้ส่วนลดจากการซื้อสดเป็นจำนวนมาก แต่ธุรกิจส่วนใหญ่จะซื้อสินค้ากันเป็นเงินเชื่อ แต่ไม่ว่าจะเป็นการซื้อสดหรือเชื่อก็จะมีวิธีที่เหมือนกัน เว้นแต่ เรื่องการชำระเงิน

วิธีปฏิบัติเกี่ยวกับการจัดซื้อ มีดังนี้

- การสั่งซื้อ
- การรับสินค้า
- การเก็บรักษาสินค้า
การบันทึกบัญชี   หน่วยบัญชีที่เกี่ยวข้องกับการซื้อเชื่อ ได้แก่ หน่วยบัญชีสินค้าจะบันทึกบัญชีสินค้า ซึ่งเป็นหน่วยบัญชีที่แยกออกจากฝ่ายบัญชีการเงิน หน่วยบัญชีเจ้าหนี้ จะบันทึกรายการในบัญชีเจ้าหนี้รายตัว หน่วยบัญชีแยกประเภททั่วไป บันทึกรายการในสมุดรายวันซื้อและรวมยอดในวันสิ้นเดือน แล้วผ่านรายการไปยังบัญชีแยกประเภททั่วไป โดยเดบิตบัญชีซื้อสินค้าภาษีซื้อ เครดิตบัญชีเจ้าหนี้

 

 

Comments

comments